АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА
Автоматический конвейер распределения сделок
в Битрикс24
Распределение сделок между менеджерами должно происходить с учетом личной загруженности и теми сотрудниками, которые приступили к работе.
Битрикс24 - это наш электронный помощник, который никогда не спит, не устаёт, постоянно находится на работе, в курсе всех событий компании и точно знает кто из исполнителей:
- В отпуске;
- Заболел;
- Опоздал;
- В какую смену должен работать;
- Что, кто и кому сказал по телефону или написал по электронной почте;
- Когда приступил к работе.
Что делает приложение
и для кого оно предназначено?
Справедливо и равномерно распределяет работу между сотрудниками отделов
Позволяет автоматизировать распределение сделок по важности согласно данным в поле «Источник». Кстати, можно распределять не только рабочие сделки, но и отказные, например, на новых сотрудников отдела продаж.
Учитывает статус рабочего дня
Система автоматически проверяет какой статус рабочего дня у сотрудника? Если рабочий день не начат или стоит на паузе — не передаёт сотруднику сделки. Опция доступна только на Профессиональных тарифах.
Учитывает собственные сценарии распределения
Настройки приложения позволяют реализовать много вариантов и разных сценариев распределения по вашим процессам, согласно имеющимся данным.
Освобождает руководителей отделов и старших смен от тотального участия
в распределении работы
Пока менеджеров немного и входящий поток небольшой, распределением сделок может заниматься начальник отдела или старший менеджер. Но в крупной компании, он физически не сможет отсмотреть каждую запись, чтобы решить, кому её распределить.
Повышает личную и командную дисциплину, ответственность сотрудников за результаты работы в CRM
Автоматизация процесса распределения позволяет мотивировать менеджеров качественно вести клиентов по воронке, обеспечивает порядок во всем отделе, своевременную обработку заявок и ответы клиентам.
ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24
НЕ ХВАТАЕТ?
НЕТ ВОЗМОЖНОСТИ РАСПРЕДЕЛЯТЬ сделки С УЧЕТОМ СТАТУСА РАБОЧЕГО ДНЯ
Штатный функционал позволяет указать очередь распределения, но без учета статуса дня.
ОТСУТСТВИЕ ГИБКОСТИ
В НАСТРОЙКАХ АВТОМАТИЗАЦИИ ЧЕРЕЗ РОБОТОВ
При использовании роботов на стадиях требуется использование дополнительных этапов с логикой распределения и постоянные изменения настроек. Например, когда увольняются или принимаются сотрудники, то необходимо каждый раз изменять настройки переназначать распределенные сущности по новым ответственным.
ДЛЯ СЛОЖНОЙ ЛОГИКИ, НУЖНЫ СЛОЖНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ
Необходимы знания функционала роботов или бизнес-процессов, т.е. потребуется обращаться к интегратору или техническим специалистам.
КАК РАБОТАЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ
Система анализирует нагрузку на сотрудников и выполняет заданные при настройке инструкции о том, что делать со сделками на разных стадиях.
До тех пор, пока менеджер не продвинет свои сделки дальше по воронке, система будет «спать». И только когда на указанных стадиях освободится место — автоматически добавит менеджеру для работы новые сделки из очереди. При этом система проверит статус рабочего дня сотрудника.
Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за сделками учитывает целый ряд параметров и идет в фоновом режиме. Скорость проверки, обработки и распределения новых сделок в работу зависит от количества анализируемых параметров, численности персонала и количества сделок.
В приложении доступен отчет и лог по изменениям ответственных и стадий, информация о возможных ошибках, дата и время создания.
СТОИМОСТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс.
Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты.
Если у вас нет подписки — установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно.
Приложение доступно на всех Российских, Белорусских облачных и коробочных версиях Битрикс24.
НАСТРОЙКИ ПРИЛОЖЕНИЯ
После установки в левом главном меню будет доступен пункт «Конвейер Сделок». Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, начав набирать слово «конвейер».
Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки. Можно установить время, когда приложение будет по часам выполнять свою работу, порядок сортировки очереди (по времени или ID сделки, по их возрастанию или убыванию), увидеть статистику по текущей очереди.
Для работы распределения необходимо создать сценарий обработки — «миссию». Можно создать, а потом при необходимости внести изменения в настройки, деактивировать, удалить сценарий или создать дубликат.
Настройки миссии:
- Активировать работу сценария.
- Указать приоритет.
- Задать количество сделок, которое должно быть постоянно в работе у одного сотрудника.
- Указать стадии для проверки и анализа нагрузки.
Определение нагрузки менеджеров производится после каждого события и изменения в сделках. - Указать источники для анализа нагрузки.
Возможность анализа по источнику происхождения сделки позволяет установить очередность обработки в зависимости от «подогретости» и расставлять приоритеты обработки, например, возвращать холодные и отказные сделки в работу в последнюю очередь. - Выбрать конкретных менеджеров или весь отдел.
Настоятельно рекомендуем оперировать отделами, а не личностями, тогда при увольнении сотрудников или переходе их на другие должности не нужно будет вручную вносить правки. Приложение само будет выполнять эту нудную работу всегда без участия человека. - Активировать автоматическое исключение руководителя выбранного отдела;
- Активировать опцию учета статуса дня.
* Опция проверки статуса дня и учета рабочего времени работает только если сотрудники, приступая к работе активируют соответствующую кнопку в интерфейсе портала.
** Опция работает только для тарифа «Профессиональный», архивного «Компания» облачных версий и для всех редакций «Коробки».